Una de las características de cualquier proyecto es que cuenta con fechas definidas de inicio y fin. Esto parece ser muy simple hasta que se intenta definir exactamente lo que significan estas fechas. No existen estándares recomendados universalmente para ninguna de estas fechas. En muchos sentidos depende de cada organización y de las implicaciones de elegir cualquier alternativa sobre las otras. Aquí se describen algunas de las opciones para identificar la fecha de inicio de un proyecto.

La Fecha de Inicio

• La idea del proyecto es generada. Este hito se puede llevar a cabo mucho tiempo antes de que el proyecto sea formalizado y es probable que no tenga aún forma. Se debe recordar que las opciones de proyecto que se elijan van a determinar las implicaciones de costes y recursos. Se puede medir el tiempo de la generación de la idea a la aprobación, si la organización desea medir el lapso de tiempo que transcurre entre la generación de ideas, hasta que éstas son realizadas a través de un proyecto. La preocupación puede estar alrededor del tiempo que toma implantar buenas ideas, y por ello la falta de actitud innovadora de la organización. Si lo que desea la organización es conocer el lapso de tiempo que transcurre entre la idea y su realización, se puede elegir una fecha de inicio temprana como la señal de partida de los proyectos.
• El presupuesto es aprobado. Este hito es un poco mas concreto que el anterior. En este caso, la idea ha sido generada y ha logrado sobrevivir hasta la preparación de un estudio de viabilidad o de coste-beneficio. Asimismo, el proyecto ha logrado pasar el proceso de priorización y aprobación de un presupuesto real. Debe tenerse en mente que el presupuesto pudo haber sido aprobado durante el proceso de elaboración del plan de negocios del año anterior. El trabajo real puede no iniciar hasta el año siguiente. Por lo tanto, esta definición también es un tanto anticipada.
• El Jefe del Proyecto es asignado. Este caso es más común. Puede ser difícil de decir que el proyecto ha iniciado antes de que el líder sea asignado. Cuando el Jefe de Proyecto es asignado, la definición y planificación de proyecto da inicio y con ello las actividades del proyecto comienzan. Esta es la definición general de inicio del proyecto que es utilizada para el Proceso TenStep.
• La definición del proyecto es asignada por el cliente. En algunas organizaciones, el proyecto arranca formalmente cuando el cliente aprueba el documento de Definición del Proyecto. Algunas empresas requieren la autorización de la definición del proyecto y el Plan de Trabajo, antes de que el equipo de proyecto pueda ser alojado. Esto lo hacen con el fin de asegurar que existe un acuerdo inicial, antes de que el proyecto de inicio.
• La reunión de inicio del proyecto es celebrada. Al utilizar esta definición, el proceso de planificación y definición es considerado como trabajo “preproyecto”. Todos los proyectos inician con una reunión formal de inicio, con la participación del cliente y del equipo de proyecto. Cuando esta reunión es celebrada, la planificación ha terminado, el cliente ha aprobado el inicio del trabajo y el equipo de proyecto ha sido alojado. Esta reunión es el espacio ideal para anunciar a todos los participantes que el proyecto está listo para dar inicio.

¿Por qué es importante la fecha de inicio?

En cierta medida, puede pensarse que realmente no importa cuando inicia un proyecto. Teniendo cierta incertidumbre respecto a la fecha de inicio, no elimina el hecho de que el trabajo a realizar es un proyecto. Es obvio el proyecto dio inicio en algún punto, dado que hubo un momento en que el trabajo no estaba en curso y un punto en donde el trabajo ya está siendo desarrollado. Así que, en algún momento el proyecto de hecho “arrancó”.

La razón por la que es importante conocer la fecha de inicio es que puede haber consecuencias e incentivos basados relacionados con el tiempo que tome finalizar un proyecto. A continuación se presentan algunos ejemplos de dichas consecuencias:

• Responsabilidad del equipo de trabajo. Es difícil responsabilizar a la gente por cosas que no están bajo su control. Por esa razón, tiene sentido que el Jefe del Proyecto sea responsable del proyecto a partir de su asignación. Si el reloj del proyecto empieza a correr antes de su asignación es posible que algunas decisiones hayan sido tomadas y algunos recursos hayan sido utilizados, por lo tanto éste no tuvo el control sobre éstos. Típicamente, si los miembros del equipo son considerados responsables de concluir el proyecto dentro del tiempo, presupuesto y esfuerzo, será difícil responsabilizarlos por trabajo y decisiones que tuvieron lugar antes de su asignación. Por esta razón, quizás el proyecto deba iniciar una vez que el Plan y la Definición del Proyecto han sido aprobados o después de que la reunión de inicio ha sido celebrada.
• Mejora de procesos. Gran cantidad de empresas llevan un registro de la duración total de los proyectos e intentan reducir la duración promedio de sus proyectos en el tiempo. Es importante que todos dentro de la organización usen un punto común de inicio y fin. De otra forma las estadísticas no serán comparables y por lo tanto carecerán de sentido.
• Finanzas / Contabilidad. Una gran cantidad de proyectos son considerados gastos de capital. Definiendo precisamente cuando inicia el proyecto tiene consecuencias en términos del trabajo que puede ser capitalizado y el trabajo que necesita se declarado como gasto.
• Comparación con otras empresas. Si se compara el tiempo que toma a una organización entregar proyectos, lo primero que hay que asegurar es que se tiene una definición común de fechas de inicio y fin. Si una organización considera el inicio cuando el Jefe del Proyecto es asignado y otras empresas inician la cuenta cuando se celebra la reunión de inicio, esto aparentará que la primera toma mas tiempo en conducir y concluir sus proyectos.

La Fecha de finalización del proyecto

De la misma forma, hay diversos eventos que pueden marcar la fecha final de un proyecto. A menudo se maneja dos definiciones, aunque realmente no ayudan a establecer la cuestión fundamental.

En primer término, la reunión final del proyecto puede representar que el proyecto esté concluido oficialmente. Aunque finalizar el proyecto en este momento ayuda un poco, esa no es la respuesta total, dado que se tiene que decidir cuando debe programarse dicha reunión. La reunión puede ser celebrada después de una gran variedad de eventos, por ejemplo después de “haber estado en el aire” por 30 días. En cualquier caso, la definición final del término del proyecto no es contestada por esta respuesta.

La segunda definición que no ayuda es que el proyecto finaliza cuando el dinero se ha terminado. Aunque en muchos proyectos, esto es realmente cierto, no ayuda en términos de la definición básica. Finalizar el proyecto cuando ya no hay dinero es una respuesta financiera y es altamente arbitraria. Esto no resuelve la pregunta fundamental de la Dirección del proyecto respecto a como definir el fin de un proyecto.

Hay diversos eventos que pueden representar que un proyecto ha finalizado. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que algunas opciones no son aplicables para ciertos tipos de proyectos. Por ejemplo, si el proyecto resulta en la creación de un documento, puede tener sentido que el proyecto finalice cuando el documento es aprobado. No obstante, en ese proyecto puede no tener sentido que deberá salirse a producción por 30 días.

• Aprobación. Quizás la fecha más temprana en que puede terminar un proyecto es cuando el patrocinador cliente formalmente aprueba los entregables. Esta definición probablemente aplica para todos los proyectos. Dado que se están produciendo los entregables para alguna persona o grupo; tiene sentido que el proyecto no sea completado hasta que la persona que solicitó el trabajo esté satisfecha. Esto puede incluir la presentación del entregable para aprobación y el trabajo asociado a los ajustes derivados de la retroalimentación que se pudiera recibir. Sin embargo, para que el proyecto culmine de manera satisfactoria, los productos deben ser aprobados y el proyecto también podría terminar si los entregables finales son rechazados y no hay trabajo restante planificado.
• Implantación. Gran cantidad de proyectos resultan en la implantación de un producto o servicio. Los proyectos de tecnología de información típicamente funcionan de esa manera. En la mayoría de los casos, se requiere se necesita la aprobación del patrocinador antes de proceder con la implantación e incluso aun y cuando la implementación pueda tomar lugar en una fecha posterior. La implantación puede ser un evento aislado o puede ser un complejo grupo de actividades. En cualquier caso, el proyecto no finaliza cuando inicia la implantación sino cuando ésta termina. Por ejemplo, si se está implantando una solución en múltiples localidades de manera casi simultánea por su proximidad, el proyecto podría terminar cuando todas las localidades hayan tenido una implantación exitosa. Comúnmente, esta fecha es considerara la fecha oficial de término del proyecto para muchos casos de proyectos de tecnología de información (TI).
• Apoyo a la Implantación. Si el proyecto ofrece una solución que tiene un periodo de vida mayor, en algún punto los entregables irán de estar en “desarrollo” para estar en “apoyo”. Algunas veces este cambio en estado, implica también el hecho de que cambie la organización responsable de la solución. Si la solución ofrecida por el proyecto es entregada a un área de apoyo, ese será un momento ideal para considerar que el proyecto original ha finalizado. Aun cuando no exista una organización de apoyo separada, si existe un punto en el que es claro que la solución está en modo operativo, en ese punto el proyecto debería terminar oficialmente.
• Implantación más un ciclo de producción. Si el producto tiene un ciclo de producción, en muchas ocasiones este debe ejecutarse en producción antes de que el proyecto se considere finalizado. Por ejemplo, si la solución tiene un procesamiento de transacciones diario y un ciclo mensual de cierre, entonces una vez implantada la solución se debe mantener el apoyo por parte del equipo de proyecto por al menos un mes. Esto tiene sentido pues el equipo de trabajo conoce mejor la solución y puede responder mas rápido si se presenta algún problema. Esta medida también ayuda a que la solución se estabilice antes de considerarla con estado de apoyo.
• Implantación más el primer año en producción. Esta definición se basa mas en el ciclo presupuestal que en la de Dirección de Proyectos. Puede haber algunas razones contables para que un proyecto exista hasta el fin del año fiscal. Cuando el nuevo año fiscal de inicio, el proyecto es finalizado y el apoyo da inicio. Nuevamente, esto no es una respuesta a la pregunta básica desde la perspectiva del proyecto, pero puede ser la forma en que en determinadas organizaciones se establezcan las fechas finales de los proyectos. Particularmente, esta definición puede ser aplicable a proyectos de gran tamaño.

Las fechas de inicio y término formal de un proyecto es una cuestión que la gente da por hecho. Sin embargo, no hay una respuesta fácil y de aplicación universal para todas las organizaciones. Quizás hay uno o dos posibilidades que hagan mas sentido desde el punto de vista de la Dirección del proyecto, pero pueden existir factores culturales o financieros que hagan que determinada organización establezca estas fronteras de manera diferente. Si se está tratando de comparar proyectos dentro de la organización, o se está comparando una empresa con alguna otra, es vital que haya homologación en cuanto a los eventos que marcan el inicio y fin de los proyectos. En cualquier caso, si no se están haciendo comparaciones, entonces en cierta medida estas fechas deben ser definidas y acordadas por adelantado para cada proyecto por los principales involucrados. Este convenio evitará que el líder y equipo canten victoria mientras otras instancias piensan que aun queda trabajo por hacer.

© Corporate Solutions S.A. 2008
Política de Privacidad | Material Ex Alumnos | Prensa | Mapa del Sitio