El primer criterio es el esfuerzo estimado para el proyecto. Las normas generales utilizadas por TenStep son las siguientes:

Nuevamente, las horas de esfuerzo para categorizar un proyecto pueden variar. Sin embargo, en general, entre mas grande es el proyecto, mayor estructura y formalidad se necesitará en el proceso de gestión del proyecto.

El segundo factor es el nivel de experiencia del Jefe del Proyecto. Si éste es muy experimentado, es probable que se le permita gestionar proyectos más grandes con menor rigor, o al menos hasta cierto punto. Por otra parte, se puede solicitar a un Jefe del Proyecto de poca experiencia que Gestione un proyecto de 2000 horas como si fuese uno grande, dado que puede necesitar un mayor nivel de estructura.

El tercer factor es la complejidad y criticidad de negocio que envuelve al proyecto. Por ejemplo, se puede requerir gestionar un proyecto de 1000 horas como si fuese uno mas grande, debido a que el proyecto es extremadamente crítico para el negocio. O se puede gestionar un proyecto de 500 horas como uno pequeño, debido a que se han manejado 2 proyectos similares con anterioridad y se sabe que involucra poco riesgo.

Adecuando el Proceso de Dirección de Proyectos TenStep

Después de haber clasificado el proyecto como pequeño, mediano o grande, inicie en el proceso 1.0 - Definición del Trabajo. Debe tomarse en cuenta que hay varios niveles de detalle necesarios para la Definición del Proyecto, dependiendo del tamaño del proyecto. Se debe definir el proyecto basándose en la información descrita según el tamaño del proyecto. Una buena práctica consiste en revisar todo el material para los tres tamaños de proyecto, debido a que puede encontrarse información que pudiera ser incorporada al proyecto que será manejado particularmente. Por ejemplo, si se tiene un proyecto de mediano tamaño, quizás se deban incorporar algunos aspectos de la gestión de un proyecto mayor. Si se revisa todo el contenido para todos los tamaños de proyecto, se tendrá la información que se necesita para construir los procesos de Dirección de Proyectos que sean justo lo que necesita el proyecto en particular.

Debe hacerse lo mismo para el proceso 2.0 – Elaboración del Plan de Trabajo, Proceso 3.0 – Gestión del Plan de Trabajo y el proceso 4.0 – Gestión de Incidencias. Se puede iniciar revisando y entendiendo las recomendaciones para el proceso que aplique según sea el caso, después, incorporar otras actividades de los otros tamaños de proyecto que ayudarán a desarrollar el que está en revisión. En la mayoría de las ocasiones, todos los proyectos deberán seguir los Procesos 1.0 a 4.0.

Ahora, en el proceso 5.0 – Gestión del Alcance. Todo lo que se ha leído hasta aquí continúa siendo aplicable, pero hay un elemento adicional con respecto a la gestión del alcance. En los proyectos más grandes, no solo es muy importante ser más riguroso con la gestión del alcance, sino que se debe ser mas preciso en cuanto a la definición del mismo. Así que, se verá más información nueva que será incorporada al proceso del proceso 1.0 – Definición del Trabajo. El detalle adicional de información pudo no haber tenido sentido cuando se revisó por primera vez en el proceso 1.0, sin embargo, es ahora que se empezará a caer en cuanta de que forma está atado el trabajo adicional invertido en el proceso 1.0 y la forma en que esto engrana posteriormente con la gestión posterior del proyecto. Es por eso que se necesita categorizar el proyecto en pequeño, mediano y grande por anticipado. En algunos casos, los procesos mas avanzados del Proceso TenStep, también requieren mayor rigor en los procesos iniciales de definición y planificación.

El resto del Proceso de Dirección de Proyectos TenStep funciona de la misma manera

Es importante reconocer que los diez procesos de TenStep no implican una progresión secuencial. Es cierto que se debe definir y planificar el proyecto antes de poder gestionarlo. Así, los procesos 1.0 y 2.0 deben realizarse antes de todo lo demás. Sin embargo, las actividades aplicables del proceso 3.0 al proceso 10.0 pueden ser realizadas en paralelo. Esto quiere decir que el Jefe de Proyecto estará gestionando el plan (proceso 3), gestionando el alcance (proceso 5.0) gestionando la calidad (proceso 9.0) y todos los demás procesos a lo largo del proyecto.

Los procesos más altos del proceso TenStep implican una mayor sofisticación de los procesos de Dirección de Proyectos. Por ejemplo, los proyectos más pequeños no necesariamente necesitan gestionar la documentación (proceso 8.0) dado que un proyecto pequeño típicamente no cuenta con la suficiente documentación. Del mismo modo, puede haber una cantidad considerable de trabajo para gestionar la calidad (proceso 9.0) y los indicadores (proceso 10.0), lo que significa que estos procesos no necesariamente son aplicados rigurosamente a proyectos pequeños y de mediana envergadura.

Como se describió en la Sección de Hipótesis, es importante reconocer que los diez procesos de la Metodología TenStep, no implican una progresión secuencial. Es verdad que se requiere definir y planificar el proyecto antes de poderlo gestionar. Así, los procesos 1.0 y 2.0 deberán estar terminados antes que el resto. Sin embargo, las actividades aplicables en los procesos 3.0 al 10.0 pueden ser realizadas en paralelo. Esto significa que el Jefe del Proyecto estará gestionando el Plan de Trabajo (proceso 3.0), gestionando el alcance (proceso 5.0), gestionando la calidad (proceso 9.0), etc., a todo lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Los procesos más altos del Proceso TenStep implican un nivel más alto de sofisticación en la gestión del proyecto que pueden no ser necesarios para proyectos pequeños. Por ejemplo, los proyectos mas pequeños no necesariamente requieren gestionar la documentación (Proceso 8.0) dado que éstos típicamente no generan sufí enciente documentación para que sea extraviada o traspapelada. Igualmente, el trabajo requerido para definir y gestionar la calidad (Proceso 9.0) y gestión de Indicadores (Proceso 10.0), normalmente significa que no se requiere tanto de estas áreas para proyectos pequeños o medianos.

Como siempre, debe revisarse el contenido de cada Proceso para cada tipo de proyecto (tamaño). Después debe determinarse que actividades tienen sentido para el proyecto. Por ejemplo, puede tenerse un proyecto grande, pero puede tener sentido gestionar la comunicación (Proceso 6.0) como si éste fuera un proyecto mediano. De la misma forma, se puede tener un proyecto grande, pero puede no ser necesario recopilar muchas métricas. En ese caso, puede darse el tratamiento de proyecto pequeño para el caso de la gestión de Indicadores (Proceso 10.0).

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