Visión General de Six Sigma

Six Sigma se refiere a una filosofía, meta o metodología utilizada para reducir los defectos y mejorar la calidad, los costes y el tiempo en que se desarrolla cualquier negocio. Sigma es una letra Griega utilizada para indicar el monto de la variación o el nivel de defectos en un producto (un defecto es definido como cualquier cosa que provoca una insatisfacción del cliente o quejas acerca de las tolerancias aceptadas). Hoy en día, una organización típica debe estar desenvolviéndose en un nivel tres sigmas, lo que significa que experimentan un defecto por cada 16 oportunidades. Esto equivale aproximadamente a 67,000 defectos por millón de oportunidades. Una compañía con un desempeño mejor puede ubicarse en un nivel cuatro sigmas o un defecto por cada 160 oportunidades; lo cual no está mal pero continúan existiendo 6,000 defectos por millón. Un nivel de desempeño seis sigma equivale a 3.4 defectos por millón de oportunidades – no es perfecto, pero se acerca mucho.

En general Six Sigma es una filosofía que proporciona a las organizaciones una serie de procesos y herramientas estadísticas que conducen a un incremento en la rentabilidad y la calidad – ya sea para una compañía que produzca bienes de consumo duradero o servicios. Six Sigma es un proceso de largo plazo que busca la mejora continua. Estas mejoras no pueden alcanzarse con la reestructuración de la empresa o simplemente con gastar grandes cantidades de dinero. En lugar de ello, la calidad Six Sigma requiere perseverancia, dirección y dedicación.

La calidad Six Sigma puede ser alcanzada a través de la combinación continua de proyectos sistemáticos y estructurados. Los proyectos son clasificados en:

• Proyectos de procesos transaccionales de negocio, que se extienden a lo largo de la organización.
• Proyectos tradicionales de mejora de calidad que resuelven problemas crónicos y que se extienden a diversos puntos dentro de una organización.

Una compañía, organización o proyecto que trata de alcanzar un nivel Six Sigma de calidad, debería de centrarse en el diseño de productos, servicios o procesos. Los principios Six Sigma pueden ser aplicados a muchas áreas, incluyendo producción, servicios administrativos o de atención al cliente. Las técnicas Six Sigma ayudan a disminuir la variabilidad, la cual reduce el número de defectos y los costes de operación mientras que incrementa la capacidad efectiva. Las técnicas Six Sigma también pueden ser utilizadas para mejorar otros aspectos, como la fidelidad de los clientes, que de paso ayuda a la razón de ser de la organización.

Visión General del Proceso TenStep

La Dirección de Proyectos se refiere a la definición, planificación y a la gestión y control subsiguientes y finalmente a la conclusión del proyecto. Es importante reconocer que todos los proyectos necesitan un nivel de gestión. Cuanto más amplio y complejo es un proyecto, mayor es la necesidad de un proceso formal, estandarizado y estructurado. Los proyectos más pequeños aún necesitan un proceso estructurado, pero no requiere ser tan elaborado o complejo. Obviamente hay un coste asociado al esfuerzo de gestión del proyecto, pero existen gran cantidad de beneficios que se hacen palpables. Estos beneficios exceden por mucho los costes.

Sin sorpresas, el Proceso TenStep está dividido en 10 procesos- los primeros dos para la definición y la planificación y los restantes ocho para la gestión y el control del trabajo.

Estos procesos son los siguientes:

1.0 Definición del trabajo. El Jefe de Proyecto dedica tiempo a la definición del trabajo para asegurar que el equipo de trabajo y el cliente tengan percepciones comunes de los entregables del proyecto, los beneficios y el propósito del mismo.

2.0 Elaboración del Plan de Trabajo y presupuesto. El Plan de Trabajo es una herramienta vital para asegurar que el equipo de proyecto conoce lo que se debe hacer.

3.0 Gestión del Plan de Trabajo y presupuesto. El Plan de Trabajo debe mantenerse actualizado y siempre debe comunicar la cantidad de trabajo restante.

4.0 Gestión de incidencias. Gran cantidad de problemas se presentan y son resueltos rápidamente. Sin embargo, un “incidente” surge cuando una incidencia se presenta y no puede ser resuelto por el Jefe de Proyecto o el equipo de proyecto sin ayuda externa.

5.0 Gestión del alcance. El alcance es la forma en que se describen las fronteras del proyecto. El propósito de la gestión de cambios en el alcance es asegurar que el patrocinador (o quién el designe), apruebe cualquier cambio que sea solicitado al alcance originalmente acordado.

6.0 Gestión de la comunicación. La comunicación apropiada en un proyecto es un factor crítico de éxito para gestionar las expectativas del cliente y de los grupos de interés.

7.0 Gestión del riesgo. Riesgo se refiere a condiciones o circunstancias futuras que existen fuera del control del equipo de proyecto y que en caso de presentarse tendrán un impacto adverso en el proyecto. Los Jefes de Proyecto eficientes tratarán de resolver problemas potenciales antes de que éstos se presenten.

8.0 Gestión documental. Cuanto más grande sea el proyecto, mayor rigor y estructura serán necesarios para gestionar los documentos.

9.0 Gestión de la calidad. El propósito del proceso de gestión de la calidad es en primer término, entender las expectativas del cliente en términos de calidad y, entonces, establecer un plan y un proceso preactivo para alcanzar dichas expectativas.

10.0 Gestión de Métricas. Los indicadores son utilizadas para recopilar información cuantitativa para fundamentar la toma de decisiones y para conocer si se están cumpliendo o no las expectativas.

Comparación

El Proceso TenStep es usado para gestionar proyectos de cualquier característica y tamaño. Uno de los “procesos” básicos es el proceso de gestión de la calidad. Las iniciativas de calidad pueden ser establecidas para proyectos individuales o para la organización entera. Six Sigma es una filosofía de organización específicamente enfocada en la calidad, en ese sentido, se identifica con una parte del Proceso TenStep.

Generalmente, Six Sigma y el Proceso TenStep son procesos complementarios. La ejecución de proyectos con un nivel Six Sigma de calidad requiere un proceso estandarizado para la Dirección de Proyectos. El proceso TenStep puede llenar esta necesidad. Del mismo modo, uno de los diez aspectos del Proceso TenStep está relacionado con la gestión a un cierto nivel de calidad. Six Sigma podría proporcionar las bases generales parael proceso de gestión de la calidad. Por lo tanto, una compañía podría implementar el Proceso TenStep como su proceso general de Dirección de Proyectos. Así como la misma empresa puede también implementar Six Sigma como su filosofía general de calidad.

En resumen entonces, las compañías no necesitan elegir entre la implementación de los productos TenStep y Six Sigma. Estas dos metodologías no compiten en el mismo espacio ya que no llenan las mismas necesidades básicas. En lugar de ello, las organizaciones pueden utilizar ambas metodologías de manera complementaria: el Proceso TenStep para la Dirección de Proyectos y Six Sigma como filosofía de calidad.

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