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| 1.0 Definición
del Trabajo | | (1.0.
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¿Cuántas
veces ha oído usted o ha estado involucrado en proyectos que no han tenido
éxito? O, quizás, no fue del todo exitoso como se esperaba. ¿Ha
dedicado algún tiempo para ver en retrospectiva cuales pudieron ser las
posibles causas de ese fracaso? Si su respuesta es afirmativa, le puedo asegurar
que una de las respuestas mas oídas es, “Sabes, hemos debido dedicar
más tiempo a planificar”. |
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La mayoría de los proyectos tienen
fechas límite o plazos establecidos, y parece que estos cada vez son más
cortos y más cortos. Estableciendo plazos agresivos se pone toda la presión
en el Jefe del Proyecto para que comience cuanto antes. Sin embargo, antes de
que inicien las tareas del proyecto, es necesario invertir tiempo inicialmente
para planificar, a fin de asegurar que el proyecto sea adecuadamente entendido
y existan acuerdos entre las partes involucradas. Esto no es tiempo “perdido”,
ni “burocracia”, es tiempo que el Jefe del Proyecto debe dedicar para
asegurar que el equipo de trabajo y el cliente tenga una percepción común
de lo que debe producir el proyecto cuando termine, cuanto será su coste,
quien realizara el trabajo y como se ejecutara este. Al
final de un proyecto difícil, los beneficios inherentes al proceso de planificación
serán obvios. Pero, los beneficios deberían ser conocidos de antemano.
A un nivel alto, estos beneficios incluyen, entre otros aspectos, los siguientes:
- Entender
y lograr acuerdos sobre los objetivos, los productos, el alcance, los riesgos,
el coste, el enfoque, etc. Se obtiene del documento Definición del Proyecto
(también denominado por su término en inglés "Charter").
- Determinar
si el plan
de negocio original es todavía válido.
Cuando
el proyecto fue inicialmente aprobado, su costo y duración fueron probablemente
estimados a bastante alto nivel, quizás con hasta un +/- 50% de margen
de error. Ahora que el proyecto se ha iniciado, las estimaciones deben ser revalidadas
para acercarlas a un nivel de exactitud de ser posible de +/- 10%. Esta aproximación
adicional puede resultar en estimaciones superiores a las originales y que esto
invalide la viabilidad del proyect. Por ejemplo,
un proyecto estimado originalmente en 10.000 horas-persona puede ser
atractivo para
la organización, pero si el proceso de planificación muestra que
ahora se requiere un esfuerzo de 20.000 horas-persona, el proyecto pudiera ya
no
tener sentido para
la organización.
- Asegurar
que los recursos necesarios están disponibles oportunamente, o sea cuando
verdaderamente sean necesarios, ni antes ni después.
- Trabajando
con el cliente anticipadamente en los procesos que se usaran para gestionar el
proyecto y lograra el éxito.
Es interesante
mencionar, que aparentemente proyectos de menor duración requieren de menor
esfuerzo de planificación, y los proyectos de mayor duración requerirán
de un ciclo de planificación mayor. El esfuerzo necesario para planificar
un proyecto está fundamentado en el nivel de detalles que se necesita para
entender y documentar adecuadamente el proyecto. El tiempo dedicado en definir
las tareas-Proceso de planificación depende, en mayor grado, del tiempo
invertido en conseguir la información necesaria, y en cuanto durara el
lograr los acuerdos con los clientes. En algunas ocasiones, el Jefe del Proyecto
puede llegar a un nivel de frustración alto, debido al tiempo que se invierte
en lograr los acuerdos con el dueño del proyecto o los clientes sobre el
alcance, cronograma y coste. Pero
esto es exactamente la razón por la cual los procesos de planificación
se realizan antes de tiempo, y por supuesto antes de iniciar cualquier actividad
o tarea en el proyecto. Piense en los problemas que enfrentara tratando de obtener
el acuerdo con el cliente en materia de alcance o coste en el instante en el cual
se están ya entregando productos, o sea, en pleno desarrollo del proyecto. Antes
de que el ciclo de vida del proyecto comience (análisis, diseño,
construcción, etc.), deben estar completados ciertos pasos del proceso
de planificación. Para proyectos pequeños, muchas de estas condiciones
se cumplen informal o implícitamente. Sin embargo, para proyecto de mayor
envergadura, es más importante que estos criterios se cumplan de manera
más formal y explicita, a saber: - Aprobación
del Proyecto – Normalmente, se asume una aprobación implícita
del proyecto. Sin embargo, si el proyecto no tuvo un caso-negocio preparado y
no fue incluido en un proceso para establecer prioridades, es altamente recomendable
que se realice una aprobación explicita para dar inicio a los procesos
de planificación.
- Definición
del Proyecto – Se documenta en un formato, plantilla o documento denominado
Definición del Proyecto, el cual debe contener como mínimo: objetivos,
alcance, hipótesis, productos, presupuesto, etc. Para proyectos pequeños
o medianos, este documento pudiera ser una Definición Abreviada del Proyecto
o un Requerimiento de Servicio.
- Aprobación
de Iniciar Proyecto – Se logra mediante el documento Definición del
Proyecto, debidamente autorizado y firmado por las personas responsables. El dueño
del proyecto debe firmar el documento con el fin de asegurar el acuerdo entre
las partes.
- Plan
de Trabajo - Cronograma del Proyecto – Se prepara un plan-programa-cronograma
que será usado para gestionar el esfuerzo. Este plan debe incluir puntos
de comprobación para evaluar la ejecución a fin de asegurar que
continuar es apropiado para el negocio.
- Procedimientos
de Gestión del Proyecto – Los procedimientos deben estar funcionando
para el cómo deseamos gestionar los asuntos de interés, las comunicaciones,
los riesgos, la calidad, el alcance, etc. Es muy valido para proyectos de gran
envergadura y menos necesario a medida que los proyectos requieran de menor cantidad
de recursos.
- Equipo
de Trabajo del Proyecto – Es imperativo disponer del personal idóneo
para lograr realizar las actividades. Algunas veces, se pospone el inicio de un
proyecto por no disponer del personal necesario, capacitado a tiempo, aunque por
mi experiencia muchas veces las organizaciones continúan con el proyecto
aunque no tengan los recursos adecuados disponibles. Esta situación sé
vera en los resultados inadecuados del proyecto.
Antes
de aprender como definir el trabajo, se debería tener clara la definición
del proyecto. Esto será más claro en cuanto las técnicas
de dirección del proyecto sean las apropiadas. Para una visión general,
se puede ver 1.0.1 ¿Qué es un proyecto? Cuando se tenga una idea
clara de lo que es un proyecto, entonces se podrá validar el entendimiento
del papel de un Jefe del Proyecto, para ello se puede ver 1.0.2 El papel del Jefe
del Proyecto. Ahora podríamos proseguir más
en profundidad con el Proceso de 1- Definición del Trabajo de la Metodología
de Dirección de Proyectos TenStep (pero necesitará registrarse antes
de acceder al segunto nivel del contenido y sus plantillas y descripciones de
apoyo):
1.1
Definición
del Trabajo; Proceso
1.2
Definición
del Trabajo; Técnicas
1.3
Definición
del Trabajo; Productos
1.5
Definición
del Trabajo; Gestión de Recursos Humanos Si
no desea registrarse, siga al paso 2.0-
Elaborar en Plan de Trabajo. |
