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| 2.0 Elaboración
del Plan de Trabajo y del Presupuesto | | (2.0.
P1)
Es
importante aclarar que en el Proceso TenStep se usa el término “Plan
de Trabajo” para referirnos al conjunto de actividades, recursos, dependencias
necesarias para finalizar el proyecto. Algunas otras metodologías usan
el término “cronograma” o “plan de proyecto”, que
son términos equivalentes. |
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El
Plan de Trabajo del proyecto es creado con fundamento en el entregable del proceso
1.0 Definición de
Proyecto. Puede parecer obvio, pero el Plan de Trabajo es una herramienta
vital para asegurar que el equipo de proyecto sabe lo que tiene que hacer. Mucha
gente no se siente confortable al crear un Plan de Trabajo. Esto se debe a que
el proyecto no ha sido definido correctamente. ¿De qué forma se
puede integrar un Plan de Trabajo decente si el Jefe de Proyecto no está
seguro de qué es lo que el proyecto tiene que entregar? El
presupuesto representa la cantidad de dinero disponible para fondear el proyecto.
Dependiendo de cada organización y como ésta lleva la contabilidad,
el presupuesto puede incluir solo los costes externos del proyecto (proveedores,
software, hardware, materiales, etc.). Algunas organizaciones incluyen también
el coste interno de la mano de obra. Estas organizaciones típicamente cuentan
con una especie de proceso para haga click los costes al cliente o al área
del cliente. Cabe
señalar que el proceso TenStep no contempla el trabajo financiero necesario
para justificar la existencia del proyecto. Esta parte del trabajo podría
requerir un simple análisis coste beneficio o bien un análisis más
complicado y sofisticado de Retorno de Inversión (ROI), Tasa Interna de
Retorno (IRR), etc. Estos procesos para determinar la justificación financiera
del proyecto se cubren en PortfolioStep – El proceso de gestión del
portafolio. En el Proceso TenStep se asume que el análisis financiero de
alto nivel y la justificación del proyecto han sido concluidas y que el
proyecto ha sido aprobado para iniciarse. En
el paso anterior se definió el proyecto para asegurar que se está
de acuerdo con el patrocinador en cuanto al trabajo que debe realizarse. En este
paso el Jefe del Proyecto determina la forma en que el trabajo ha de ser completado.
De acuerdo al tamaño del proyecto, se deben evaluar distintos enfoques.
El Plan de Trabajo para proyectos pequeños puede ser integrado sin mucha
formalidad. Es posible utilizar alguna herramienta de Dirección de Proyectos
(como MS Project®), o bien una hoja de cálculo o hasta en un papel
escrito a mano. Hay diversas técnicas
para integrar un Plan de Trabajo. Quizás la mejor alternativa es utilizar
un Plan de Trabajo anterior de un proyecto previo, similar al que se está
iniciando. Sin embargo, debido a la naturaleza única de cada proyecto,
esto puede ser difícil. Una segunda
buena opción es buscar una plantilla de un Plan de Trabajo pre-existente
de un proyecto con características similares. Por ejemplo, se puede estar
instalando un producto. Aunque esta sea la primera vez que este producto en particular
se esté implementando en la organización, se puede tener la posibilidad
de encontrar una plantilla genérica para proyectos de implementación
de productos.
Si no se cuenta con una plantilla para ser utilizada
como punto de partida, entonces puede usarse la técnica de Estructura de
Desglose del trabajo (EDT) o (WBS por sus siglas en inglés). La EDT es
una técnica en la que se observa al proyecto desde un nivel alto, y a partir
de ahí, subsiguientemente, se va dividiendo el trabajo en piezas mas y
más pequeñas, hasta que se tenga una visión completa de la
totalidad del trabajo a ser realizado. El equipo completo puede colaborar en este
ejercicio de modo que sea más enriquecedor. En
la mayoría de los casos, la EDT puede ser utilizada como un punto de partida
para la creación de un Plan de Trabajo desde cero. Si el líder (u
otros) no conocen suficiente para crear una EDT para el proyecto (o por lo menos
para los primeros tres meses del proyecto), quizás no se esté en
posición de iniciar el proyecto. En este caso, es probable que se deba
definir un proyecto para la porción de análisis del proyecto. Cuándo
ésta haya concluido, se tendrá información suficiente para
definir el resto del trabajo.
La
relación entre definir y planificar el proyecto
(2.0. P2) Se debe notar que Definición
del Trabajo es el primer proceso del proceso TenStep y que Planificar el Trabajo
es el proceso 2, sin embargo esta secuencia no quiere decir que necesariamente
son procesos secuenciales. Muy a menudo se descubrirá que no puede concluirse
el documento de Definición del Proyecto sin tener un esquema general del
Plan de Trabajo del proyecto. En muchos casos, estos dos entregables necesitan
trabajarse en paralelo. Mientras se concentra información concerniente
al alcance y entregables, se necesitará trazar una línea de tiempo
de modo que se pueda estimar el esfuerzo y duración.
Conforme se obtiene más información de “definición”,
se profundiza el nivel de detalle en el Plan de Trabajo. Una vez que los entregables,
el alcance, las hipótesis y el enfoque están terminados, se tendrá
suficiente información en el Plan de Trabajo para elaborar el presupuesto,
determinar el esfuerzo
y la duración; elementos que son utilizados para complementar la Definición
del Proyecto (pero antes registrese). 2.1
Elaboración
del Plan de Trabajo y presupuesto - Proceso 2.2 Elaboración
del Plan de Trabajo y presupuesto - Técnicas 2.3 Elaboración
del Plan de Trabajo y presupuesto - Entregables 2.4 Elaboración
del Plan de Trabajo y presupuesto - Actividades adicionales (Contiene un Plan
de Trabajo ejemplo, con actividades para todos los procesos)
2.5 Elaboración
del Plan de Trabajo y presupuesto - Gestión de Recursos Humanos
(accesible a los clientes con licencia de utilización) Si
no desea profundizar esta etapa, vaya a la siguiente: 3.0-
Gestionar el Plan de Trabajo. |
