| 3.0 Gestión
del Plan de Trabajo y del Presupuesto | | (3.0.
P1)
Si
se han seguido los procesos 1 y 2 de la metodología TenStep, a esta altura
usted cuenta con una definición del trabajo a realizar, con un plan de
trabajo (calendario de tareas) y un presupuesto. La ejecución del proyecto
comienza y con ello se hace necesario gestionar dicho plan, manteniéndolo
actualizado y así asegurarse que en todo momento representa el estado actual
del proyecto y que indica lo que aún falta por hacer. |
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Nunca
se podrá ser un buen jefe de proyecto
si
no se mantiene actualizado el Plan de Trabajo. Es necesario recordar que el Plan
de Trabajo sólo es un entregable. Describe el trabajo que debe ocurrir,
el orden en que debe realizarse, el esfuerzo requerido, los recursos que han sido
asignados, etc. Sin embargo, sólo
representa el mejor pronóstico de como
realizar el trabajo restante en cualquier punto dado en el proyecto. Entre
más complejo sea
el
proyecto, mayores serán las Solicitudes de Cambio en ese “mejor-pronóstico”
conforme pase el tiempo. Por esta razón, la gestión del plan
de trabajo es una
habilidad tan importante de
la dirección
de proyectos.
El Jefe de Proyecto debe evaluar el Plan de Trabajo de manera continua (por ejemplo,
semanalmente), y determinar el estado actual del proyecto. Con base en esa evaluación
y en el entendimiento del trabajo que falta por hacer, se debe replantear el curso
de acción que permita que el trabajo sea concluido de acuerdo al presupuesto
y a la fecha establecida. La
mayoría de las veces, el Plan de Trabajo necesitará ser revisado
semanalmente. Durante esta revisión, el Jefe del Proyecto actualiza el
plan con el estado actual del trabajo que ha sido concluido o se encuentra en
progreso. El trabajo restante debe ser valorado para identificar si el proyecto
será concluido dentro del esfuerzo, coste y duración establecidos.
Si así es, el proyecto está en buena forma. En caso contrario, será
necesario que el Jefe del Proyecto tome acciones correctivas. De
todas las habilidades requeridas para gestionar un proyecto, la gestión
del Plan de Trabajo es quizás la más fundamental. Dependiendo de
la dinámica del proyecto, el líder puede estar en una posición
que requiera utilizar constantemente su experiencia y creatividad para poder concluir
el proyecto de acuerdo a las expectativas. Una semana el proyecto puede ir de
acuerdo con el Plan de Trabajo y la siguiente puede que existan tareas retrasadas
y problemas que han surgido. De la misma manera, si una actividad en el camino
crítico está una semana retrasada, el líder no puede sentarse
a contemplar como todo el proyecto se retrasa una semana. En lugar de ello, debe
evaluar los recursos y opciones disponibles para regresar el proyecto a lo planeado.
Si se es bueno en ello, la gestión del Plan de Trabajo puede ser uno de
los aspectos más retadores y con mayor recompensa dentro de la gestión
del proyecto. Si no se disfruta el trabajo detallado que es requerido, puede encontrarse
mayor dificultad para sobresalir.
Integrando
el Proyecto y los Procesos de Dirección de Proyecto
(3.0. P2)
En
el proceso 1 – Definición del trabajo, no solo se definen las características
del proyecto sino que también se definen los procesos generales para la
Dirección del proyecto. Esto incluye los procesos para gestionar el alcance,
gestionar los riesgos, gestionar la comunicación, gestionar la calidad,
etc. Una vez que el proyecto se está ejecutando, todos esos procesos se
integran en este proceso. La elaboración ocurre aquí debido a la
filosofía de seguimiento del proceso TenStep “!Lo que está
en el plan del proyecto se debe hacer!” En otras palabras, todo el trabajo
del proyecto debe estar incluido en el Plan de Trabajo, por lo que si una tarea
no está incluida en el plan, no deberá trabajarse en ella. El
Plan de Trabajo es el punto focal para la Dirección del proyecto y todos
los procesos de gestión del proyecto están integrados en el Plan
de Trabajo. Por supuesto, debe haber actividades y tiempo dedicado en el Plan
de Trabajo para comunicar, gestionar el alcance, actualizar el Plan de Trabajo
y todos las demás actividades de Dirección del proyecto. El trabajo
de elaboración ocurre cuando el ciclo de vida del proyecto y los procesos
de Dirección del proyecto se conectan unos con otros, por ejemplo:
- Es aprobada la solicitud de un gran cambio, lo que resulta
en cambios para incrementar el esfuerzo y el coste. Esta es una típica
elaboración de la gestión del proyecto con el ciclo de vida del
proyecto. El impacto se ve reflejado en el Plan de Trabajo y presupuesto actualizados.
- Se identifican riesgos y se crea un plan de gestión
de riesgos para poder gestionarlos. Se comunica el plan resultante a todos los
interesados para obtener la retroalimentación necesaria. Esta es la elaboración
de gestión de riesgos y gestión de la comunicación. Dado
que estas actividades requieren tiempo y esfuerzo, las actividades están
en el Plan de Trabajo y la elaboración ocurre en este proceso.
- Se
tiene una incidencia de baja calidad. El proceso de gestión de incidencias
se ejecuta y todas las actividades apropiadas son agregadas al Plan de Trabajo.
Para resolver el problema se decide recolectar más Indicadores y estas
actividades son incorporadas al Plan de Trabajo. El análisis de los indicadores
resulta en cambios a los procesos de trabajo y actividades adicionales de control
de calidad. Esto se comunica a los miembros de la dirección interesados
en el proyecto con el fin de gestionar las expectativas. Todo este trabajo se
deberá reflejar en el Plan de Trabajo y presupuesto del proyecto.
Todo el trabajo del proyecto debe ser reflejado en
el Plan de Trabajo y en el presupuesto. Por lo tanto, este proceso es donde el
proyecto se gestiona y controla, y es el punto en donde todos los procesos de
gestión se integran con el ciclo de vida del proyecto (Inicio, planificación,
ejecución, control y cierre). Lanzamiento
y Cierre del Proyecto (3.0.
P3) El plan del proyecto es el pivote para la gestión
del proyecto. Después de haber definido y planificado el proyecto, se inicia
su ejecución para crear los productos por los que se realiza el proyecto.
Este trabajo se denomina ciclo de vida. El ciclo de vida del proyecto se inicia
y se concluye con dos eventos muy importantes: una reunión de lanzamiento
(kick-off) para iniciar oficialmente la ejecución del proyecto y un conjunto
de actividades que dan cierre al proyecto. Para más detalles acerca de
estos temas vaya a 3.1.1 Lanzamiento del
Proyecto y 3.1.2
Cierre del Proyecto). 3.1
Gestión del Plan de Trabajo y presupuesto - Proceso 3.2
Gestión del Plan de Trabajo y presupuesto- Técnicas 3.3
Gestión del Plan de Trabajo y presupuesto - Entregables 3.4
Gestión del Plan de Trabajo y presupuesto - Actividades adicionales de
elaboración del Plan de Trabajo 3.5
Gestión del Plan de Trabajo y presupuesto - Gestión de recursos
humanos Si
no desea profundizar esta etapa, vaya a la siguiente: 4.0-
Gestionar las Incidencias. | 
