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| 8.0 Gestión
de la documentación | | (8.0.
P1)
Este proceso
describe el almacenamiento y el uso compartido tanto de documentos electrónicos
como de aquellos impresos. Cuanto más grande sea un proyecto, más
difícil se torna compartir información de manera fluida con todos
los miembros del equipo y los grupos de interés. Esto es particularmente
cierto cuando son varias las personas que trabajan en los entregables. La gestión
documental forma parte de un área de mayor envergadura conocida como "gestión
del conocimiento". Si el Jefe de Proyecto no piensa preactivamente los procesos
de gestión de la documentación el proyecto tendrá grandes
dificultades para localizar información relevante y será frustrante
tener que lidiar con formatos de entregables inconsistentes; es probable que todo
esto derive en confusiones y se deba volver a realizar trabajos que ya se consideraban
finalizados. |  |
En
términos generales, los procesos asociados a la gestión
de la documentación
se asemejan
a los procesos de gestión
del
código fuente de un programa de computación. La gestión
del código fuente debería ser realizada bajo el control de una aplicación
específica para gestión de cambios de software, o bien mediante
una base de datos que mantenga control de la propiedad del elemento y además
sea capaz de gestionar versiones. Sin este tipo de herramientas, sería
muy difícil desarrollar y prestar
servicios de apoyo en grandes proyectos
de desarrollo de aplicaciones. Un
par de ejemplos ayudarán a explicar este concepto. Digamos que el proyecto
generará una gran cantidad de documentos que requerirán ser almacenados
y compartidos;
por
ejemplo, la Definición de Proyecto, el Registro de Incidencias, el Plan
de Pruebas, etc. Después de
haber creado un
documento uno
debe formularse preguntars tales como las siguientes: ¿donde
será almacenado?,
¿se
colocará en carpetas o archiveros, en una herramienta de gestión
de código o en una base de datos de colaboración?, ¿quién
tendrá acceso a los documentos?, ¿cuál
será el estándar para nombrar los archivos o documentos?
Etc. Digamos
que la Definición de Proyecto es actualizada, ¿El nuevo documento
tendrá un nombre distinto al documento original? Por ejemplo, ¿Se
le dará el nombre de Versión 2? Es
precisamente la
respuesta a todas esas preguntas lo
que conforma el contenido de
los procesos de gestión documental. Otro
gran ejemplo son los Informes de Avance de proyectos. Se debe pensar por adelantado
cuales serán las convenciones de nombramiento de estos informes. Sí
cada miembro del equipo de trabajo envía un informe del avance al Jefe
del Proyecto, ¿Cuál será el estándar para nombrar
los documentos? ¿Deberá ser en formato fecha _ nombre _ informe
del avance o bien Informe del avance _ nombre _ fecha? En el primer
caso, el ordenamiento de todos los documentos será por fecha, en el segundo
caso serán clasificados por nombre. Para
finalizar esta introducción pensando acerca
de documentos complejos que deberán pasar por procesos de revisión.
¿Deberían ir a través de un flujo de trabajo deö
tipo
"borrador
/ en espera de aprobación / aprobado"?
¿De qué
forma
se deberá informar a todos los interesados de la aprobación para
evitar que por error se considere una versión anterior como la versión
final del documento? Todas
estas consideraciones y otras
más
forman
parte
del proceso de gestión documental. Estas consideraciones pueden
resultar
triviales para proyectos pequeños. Sin
embargo, cuando se trate de grandes proyectos,
estos procesos necesitan planearse de modo anticipado
pues,
de lo contrario, surgirá
confusión,
incertidumbre y trabajo extra durante la ejecución del proyecto.
Datos Estructurados y Desestructurados
(8.0. P1)
Datos
estructurados |
Datos no
estructurados |
- Campos,
registros, archivos,
tablas
- Código,
modelos
- Código,
modelos
- Herramientas
para la Gestión de código fuente
- Difíciles
de organizar sin herramientas o estructuras
| - Documentos,
fotografías, gráficos, texto
- Video,
Chat
- Video,
Chat
- Herramientas
para gestionar documentos
- Herramientas
para gestionar documentos
| Los
datos pueden ser almacenados en uno o dos estados – estructurados y desestructurados.
Los datos estructurados se refieren a la información que es almacenada
de forma repetitiva y estructurada. Esto incluye archivos, tablas, bases de datos,
almacenes masivos de datos, etc. Este tipo de datos es fácilmente almacenado
y puede ser accedido por programas de cómputo. Por
otra parte, los datos desestructurados están típicamente en un formato
que es más fácil de entender para los seres humanos. Estos incluyen
documentos, imágenes, gráficas, video, audio, etc. los datos desestructurados
pueden ser manipulados, cada vez con mayor frecuencia, por programas de cómputo,
pero el entendimiento básico del contenido subyacente es mejor procesado
por la gente. Esta
sección del Proceso de Dirección de Proyectos TenStep está
enfocada alrededor de la Gestión de documentos. Aunque los documentos son
la principal preocupación para la mayoría de los proyectos, el término
puede ser extendido dentro del proyecto de modo que incluya cualquier tipo de
información desestructurada. En otras palabras, si el proyecto genera archivos
de audio y video, se pueden utilizar las mismas técnicas relacionadas con
las convenciones de nombramiento de archivos, indexación, almacenamiento,
repertorios, etc. 8.1
Gestión de la Documentación - Proceso 8.2
Gestión de la Documentació- Técnicas 8.3
Gestión de la Documentación- Entregables 8.4
Gestión de la Documentación- Actividades Suplementarias a la Elaboración
del Plan de Trabajo Si
no desea profundizar esta etapa, vaya a la siguiente: 9.0-
Gestionar la calidad. |
